🙆Office Manager Asteria & Anima
đź“ť Introduction
Anima est un startup studio qui co-fonde des entreprises bio-inspirées aux côtés de chercheurs, ingénieurs, designers, passionnés et déterminés. Forts de plusieurs années d’expérience en entrepreneuriat, l’équipe d’Anima apporte une richesse d’expertises, de savoir-faire et de réseaux pour soutenir les fondateurs et accélérer leurs projets.
C'est aux côtés du Ceebios, expert de premier plan en recherche et innovation biomimétiques que nous avons fondé Asteria, avec la vision de transformer les stratégies du vivant en innovations durables.
Asteria est un logiciel SaaS permettant de démocratiser le biomimétisme comme méthode d’innovation en rendant accessible, compréhensible et actionnable la donnée du vivant pour faire émerger les innovations de demain.
Nous recherchons un Office Manager en freelance pour nos 2 structures, afin d’assurer le bon fonctionnement de l’équipe sur toutes les questions administratives, RH, comptables et logistiques.
⚡ Missions
1. Ressources humaines & onboarding
- Piloter l’onboarding des nouvelles recrues : préparation des contrats, envoi pour signature, collecte des documents administratifs, création des accès et préparation du matériel
- Gérer le lien avec le cabinet comptable (salaire, congés, notes de frais, remboursement déplacements)
2. Office management
- Garantir un cadre de travail optimal (espace, matériel, fournitures…)
- Superviser la gestion des bureaux : aménagements, déménagements, mobilier, prestataires
3. Administration & comptabilité
- Gérer la facturation clients, le suivi des paiements, les relances et la réconciliation bancaire
- Travailler en lien Ă©troit avec notre cabinet comptable pour assurer une gestion fluide
- Veiller à la conformité réglementaire (médecine du travail, assurances, etc.)
4. Communication & coordination interne
- Organiser les temps forts d’équipe : événements internes, séminaires, offsites, team buildings
- Réceptionner les leads entrants et les qualifier avant transfert vers l’équipe concernée